意外と知らない、被災時の取引先対応
企業の総務部や管理部のみなさま、被災した際の取引先への対応について考えたことはありますか？
発注・納品・支払い…社員の安全確保だけではない企業対応
これまで、岸田産業のnoteでもBCP策定や社内連絡ツール、被災時の安全確保や備蓄など、自社の防災対策についてご紹介してきました。
被災という非常事態の中、「外部とのつながり」にまで目を向けていくのはハードルを感じますが、災害時には取引先との関係にも大きな影響が発生します。
納品が遅れた、支払いができなかった、連絡が取れなかった…そうした事実は、信頼関係の毀損や契約の見直しにつながることもあります。
災害時、取引先との間で起きること
災害が発生すると、自社または相手先の被災によって以下のような問題が起こり得ます。
・納品の遅延・停止
・発注のキャンセルや縮小
・電話やメールが通じないことによる連絡不能
・請求や支払いの遅延
・代替手段の有無が不明で対応が遅れる
今から取り組みたい、被災時を見据えた４つの取引先対応
取引先との関係を災害時を経て、より強固にしていくためには平時から以下４つの備えが重要になります。
１、主要取引先のリスト化と優先順位付け
売上構成や業務への依存度から、「この会社が止まると自社が止まる」取引先を特定しておきましょう。
２、代替調達先・協力先の検討
万が一の調達停止に備え、第２候補・第３候補となる業者をあらかじめリストアップしておきます。納品条件の確認も事前に。
３、担当者間の連絡体制構築
会社代表の電話番号やメールだけでなく、緊急連絡先（個人携帯・チャットツールなど）を交換し、社外でも連絡が取れる状態を整えておきましょう。
４、契約書の見直し（不可抗力条項の確認）
災害時に契約履行義務が免除される「不可抗力条項」の有無を確認。納品・支払遅延への対応ルールが明文化されていない場合は、取引先と合意の上で修正を検討しておくと安心です。
災害時こそ関係を強固に
災害によって物理的な流通が断たれた際、信頼と情報のネットワークを構築できていたかが問われます。取引先との防災連携は、自社だけでは進められません。だからこそ、平時からの対話と共有が不可欠になります。
雨降って地固まるように、「あの会社は被災時に最大限行動して頑張ってくれた」という評価は両社の関係をより強いものにしてくれます。
ぜひ、平時から取引先対応について経営層を巻き込んで検討を始めてみてくださいね。
それではまた次回。